Automatisches Annehmen von Vorgangsaktualisierungen

Das Annehmen von Vorgangsaktualisierungen ist in einem Project-Server-System sehr wichtig, um die Daten aktuell zu halten. Einige Anwender möchten die gemeldeten Fortschritte prüfen bevor sie die Aktualisierungen in die Projektpläne einbinden. Das kann aber sehr zeitaufwändig sein und führt zum Beispiel durch Abwesenheiten der annehmenden Person auch häufig zu großen Zeitverzügen bei der Aktualisierung der Projektpläne.

Ist es aber nicht erforderlich, dass die übermittelten Daten zunächst geprüft werden, ist es auch möglich diese Stundenmeldungen automatisch anzunehmen.

Wer bekommt Vorgangsaktualisierungen zur Genehmigung?

Heute erreichte mich eine Mail mit folgender Frage:

• Ein Project-Server-System hat drei gleichberechtigte Administratoren.
• Alle drei Administratoren möchten Vorgangsaktualisierungen genehmigen, aber nur jeweils einer sieht im Bereich „Vorgangsaktualisierungen“ die zurückgemeldeten Aktualisierungen – die anderen beiden nicht. Und das, obwohl alle dieselben Rechte haben.

Das ist wie folgt zu erklären:

Vorgangsarten in Microsoft Project

In dem Artikel „Arbeit / Dauer / max. Einheiten – wie hängen diese Angaben zusammen“ habe ich erläutert, wie Microsoft Project diese Werte berechnet. In diesem Artikel möchte ich jetzt auf die Vorgangsarten eingehen, die immer dann eine Rolle spielen, wenn einer dieser Werte im Projektverlauf geändert wird.

Arbeit / Dauer / max. Einheiten – wie hängen diese Angaben zusammen?

Microsoft Project berechnet die drei in der Überschrift genannten Felder immer in Abhängigkeit voneinander – liegen zwei dieser Werte vor, wird der dritte Wert daraus berechnet.

Wer kann Projektbesitzer sein?

Kürzlich wollte ich einem Projekt, das ich angelegt hatte, einen neuen Projektbesitzer zuweisen. Ich markierte das Projekt im Projektcenter, klickte auf Projektdetails bearbeiten und wollte in dem Drop-Down-Feld den neuen Projektbesitzer auswählen. Der entsprechende Kollege ist Mitglied der Gruppe „Projektmanager“, wurde mir aber in der Drop-Down-Liste nicht zur Auswahl angeboten. Im Microsoft-Forum fand ich folgende Lösung:

Arbeitsbereich speichern

Kürzlich sprach mich ein Kollege zu folgendem Sachverhalt an: Er öffnet jedes Mal, wenn er seine Mitarbeiter (Ressourcen) abgleichen möchte, alle seine Projektpläne. Bisher öffnet er alle Projektpläne nacheinander, was je nach Anzahl der zu öffnenden Projektpläne zeitaufwändig und mühselig sein kann.

Ich habe ihm vorgeschlagen, einen Arbeitsbereich zu speichern.

Ist-Stunden bestimmter Mitarbeiter anzeigen

Hin und wieder stellt sich die folgende Frage: „Auf welche Arbeitspakete hat eigentlich der Mitarbeiter XY im Monat Z Stunden gemeldet?“ Diese Informationen sind zum Beispiel im Project Web Access im Ressourcencenter zu finden:

Wie zeige ich den Kommentar von übermittelten Vorgangsaktualisierungen an?

Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, beim Absenden Ihrer Stundenmeldung (=Vorgangsaktualisierung) einen Kommentar für den Projektleiter mit abzuschicken. Wie kann der Projektleiter nun auf diesen Kommentar zugreifen?

Fehler beim Einstellen des Zeitraums

Im Bereich „Vorgangsaktualisierungen“ und im „Ressourcencenter“ im Bereich „Zuordnungen anzeigen“ kann ein Zeitraum festgelegt werden, für den die Aktualisierungen bzw. die Zuordnungen angezeigt werden sollen. Zum Einstellen des Zeitraums müssen die Ansichtsoptionen eingeblendet werden:

Statusmanager

Welche Funktion hat der Statusmanager in einer Project Server 2007 Umgebung?

Project 2007 unterscheidet zwischen dem „Projektbesitzer“ und dem „Statusmanager“, in diesem Artikel möchte ich mich mit dem Statusmanager auseinandersetzen. Jedem Vorgang kann ein Statusmanager zugeordnet werden, der vom Projektbesitzer abweichen kann. Der Statusmanager bekommt in einer Project-Server-Umgebung die Stundenrückmeldungen der Teammitglieder zugeschickt, die er genehmigen und als „aktuelle Arbeit“ in den Projektplan übernehmen kann. Es ist natürlich auch möglich, Stundenrückmeldungen abzulehnen.