Ist es aber nicht erforderlich, dass die übermittelten Daten zunächst geprüft werden, ist es auch möglich diese Stundenmeldungen automatisch anzunehmen.

Hierzu im Project Web Access in der Schnellstartleiste den Eintrag „Vorgangsaktualisierungen“ anklicken.

Aus dem Menü Aktionen den Eintrag Regeln verwalten wählen.

Anschließend die Schaltfläche Neue Regel anklicken.

In dem jetzt angezeigten Dialog können Sie einen Namen für die Regel eingeben. Wählen Sie außerdem die Kontrollkästchen „Diese Regel automatisch anwenden“ und „Vorgangsaktualisierungen“. Weiterhin können Sie hier einstellen, ob die automatische Annahme für all Ihre Projekte und Ressourcen gelten soll oder nur für ausgewählte Projekte/Ressourcen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Jetzt sollten alle neu ankommenden Vorgangsaktualisierungen automatisch angenommen werden.

• Ein Project-Server-System hat drei gleichberechtigte Administratoren.
• Alle drei Administratoren möchten Vorgangsaktualisierungen genehmigen, aber nur jeweils einer sieht im Bereich „Vorgangsaktualisierungen“ die zurückgemeldeten Aktualisierungen – die anderen beiden nicht. Und das, obwohl alle dieselben Rechte haben.

Das ist wie folgt zu erklären:

Für die Vorgangsaktualisierungen ist zu beachten, dass genau die Person die Aktualisierungen zugeordnet bekommt, die auch als Statusmanager für den jeweiligen Vorgang eingetragen ist.

Beim Anlegen eines Vorgangs trägt Project automatisch einen Status-Manager an, und zwar trägt Project dabei den Anwender ein, der den Vorgang anlegt. Dieser Anwender bekommt dann auch anschließend die Vorgangsaktualisierungen. Soll ein anderer Anwender die Aktualisierungen genehmigen, muss der Statusmanager umgestellt werden. Einzelheiten hierzu finden Sie in dem Artikel: Statusmanager.

Es gibt die Vorgangsarten „Feste Einheiten“, „Feste Dauer“ und „Feste Arbeit“, wobei bei den Vorgangsarten „Feste Einheiten“ und „Feste Dauer“ zusätzlich noch entschieden werden muss, ob sie leistungsgesteuert sind. Die Vorgangsart „Feste Arbeit“ ist hingegen immer leistungsgesteuert.

Jedem Vorgang kann gesondert eine Vorgangsart zugeordnet werden, die Standardeinstellung ist „Feste Einheiten, leistungsgesteuert“. Die Vorgangsart bestimmt, wie Project rechnet, wenn einer der Werte geändert wird.

Die Vorgangsart wird auf der Registerkarte „Spezial“ des Dialogfelds „Informationen zum Vorgang“ eigestellt, das auf verschiedene Arten geöffnet werden kann:

• entweder über einen Doppelklick auf den Vorgang
• oder über das Menü Projekt / Informationen zum Vorgang…
• oder über das Icon „Informationen zum Vorgang“ in der Standard-Symbolleiste

In dem Dialog „Informationen zum Vorgang kann dann die Registerkarte „Spezial“ angeklickt werden:

In dem Feld „Vorgangsart“ wird der entsprechende Wert eingestellt und ggf. durch An- oder Abwählen des Kontrollkästchens „leistungsgesteuert“ ergänzt.

Doch was bedeuten die verschiedenen Vorgangsarten?

Feste Einheiten

Ist als Vorgangsart „Feste Einheiten“ eingestellt, bleibt der Wert „Einheiten“ unverändert, wenn einer der anderen beiden Werte angepasst wird. Project berechnet also den Wert für das Feld „Dauer“ neu, wenn die Arbeit angepasst wird und das Feld „Arbeit“, wenn die Dauer geändert wird. Beispiel: Einem Vorgang mit einer Dauer von 5 Tagen und 40 h Arbeit ist eine Ressource mit 100% zugeordnet. Wird jetzt die Arbeit auf 80 h erhöht, berechnet Project die Dauer neu mit 10 Tagen.

Wenn einem solchen Vorgang mit aktivierter Option „leistungsgesteuert“ eine weitere Ressource zugeordnet wird, die ebenfalls mit 100% daran arbeitet, verkürzt sich die Dauer wieder auf 5 Tage.

Ist die Option „leistungsgesteuert“ aber deaktiviert und es wird eine weitere Ressourcen zugeordnet, bleiben die Einheiten natürlich bei 100%, die Dauer bleibt ebenfalls, die Arbeit wird aber angepasst auf 160 h.

Feste Arbeit

Diese Vorgangsart ist immer leistungsgesteuert. Der Wert für Arbeit liegt in diesem Fall bereits fest, die Werte für die Einheiten oder die Dauer werden jeweils angepasst. Wird bei einem Vorgang mit einer Arbeit von 40h und einer zugeordneten Ressource die Dauer von 5 Tage auf 10 Tage erhöht, berechnet Project daraus, dass die Ressource nur noch zu 50% an dem Vorgang arbeitet.

Wird eine weitere Ressourcen zugeordnet, verringert sich die Dauer. Wird hingegen der Einheiten-Wert der zugeordneten Ressource verringert, verlängert sich die Dauer.

Feste Dauer

Bei Vorgängen mit fester Dauer, die nicht leistungsgesteuert sind,  können beliebig viele Ressourcen zugeordnet werde, ohne dass sich die Dauer dadurch verkürzt. Auch wird die Arbeit durch viele Ressourcen dabei nicht weniger, sondern mehr. Haben wir zum Beispiel einen Vorgang mit 80 h Arbeit und einer (festen) Dauer von 10 Tagen und eine zugeordnete Ressource mit 100%, verdoppelt sich der Arbeitswert auf 160 h, wenn wir eine weitere Ressource mit 100% zuordnen. Ordnen wir eine weitere Ressource mit nur 50% zu erhöht sich der Arbeitswert auf 120 h.

Aktivieren wir hingegen das Kontrollkästchen „leistungsgesteuert“ bleibt die Dauer ebenfalls erhalten, der Arbeitswert wird ebenfalls nicht angepasst. Stattdessen passt Project die Einheiten der Ressourcen auf 50% an.

Die Vorgangsarten sind ein Thema, mit dem man im Project-Alltag immer wieder konfrontiert wird. Insbesondere wenn mehrere Ressourcen mit unterschiedlichen Einheiten einem Vorgang zugeordnet sind und dann auch noch über den Server Stunden auf diesen Vorgang zurückmelden, sind die Werte nicht immer auf den ersten Blick verständlich.

Grundsätzlich wird dabei immer die Formel:

Dauer (Tage) = Arbeit (h) / max. Einheiten (h/Tag)

verwendet. Aber insbesondere bei einer späteren Änderung eines Wertes spielen noch viele weitere Faktoren in die Berechnung mit hinein und das führt sowohl bei MS-Project-Neulingen als auch bei einigen „alten Hasen“ immer wieder zu Verwirrungen. Aber beginnen wir zunächst mit einer grundsätzlichen Einführung:

Wir tragen einen neuen Vorgang ein, weisen diesem Vorgang eine Dauer von 5 Tagen zu. Noch wird keines der anderen Felder berechnet.

Nun weisen wir dem Vorgang eine Ressource mit 100% Kapazität zu. Wird das Feld Ressource verlassen, berechnet Project sofort das Feld Arbeit, und zwar nach der Formel

5 Tage = x h / (8h * 100%)

40 h = 5 Tage * 8h/Tag

Ebenso geht Project vor, wenn zunächst die Arbeit mit 40 h festgelegt wird und anschließend eine Ressource mit 100% zugeordnet wird. Sobald die Ressource zugeordnet ist, berechnet Project die Dauer mit 40h / 8 h/Tag = 5 Tage.

Arbeiten wir mit Ressourcen, die Vollzeit arbeiten und somit einen Standard-Kalender zugewiesen haben, war das so weit nachzuvollziehen. Nur arbeiten wir bei uns in der Firma nicht 8 h am Tag, sondern nur 7 h. Also hatte ich einen Kalender mit 7h Arbeitszeit eingerichtet, diesen den Ressourcen zugewiesen. Wenn ich diese Ressource nun einem Vorgang mit 35 h zugewiesen hatte, erwartete ich, dass daraus berechnet wird: 35 h / 7 h/Tag = 5 Tage. Stattdessen bekam ich immer eine Dauer von 4,38 Tagen angezeigt. Wie kommt das? Nun, Project verwendet für seine Berechnung den Eintrag „Stunden pro Tag“ auf der Registerkarte „Kalender“, die man über Extras / Optionen erreicht.

Wird dort 7h eingetragen, erhält man auch die 5 Tage Dauer.

Achtung! Wird dieser Wert im Projektverlauf geändert, werden auch alle Vorgänge neu berechnet.

Wird später ein Wert angepasst, zum Beispiel indem eine weitere Ressource zugeordnet wird, spielt die „Vorgangsart“ eine bedeutende Rolle. Auf diese gehe ich im Artikel „Vorgangsarten in Microsoft Project“ später detailliert ein.

Das Recht „Projekt in  Project Server speichern“ muss in der Kategorie „Eigene Organisation“ für den entsprechenden Mitarbeiter (bzw. die entsprechende Gruppe) aktiviert sein.

• Um dieses Recht zu setzten, muss sich der Admin im Project Web Access einloggen.
• Anschließend auf Servereinstellungen klicken und im Bereich Sicherheit den Eintrag Gruppen verwalten anklicken.
• Die Gruppe „Projektmanager“ (oder die Gruppe, zu der bei Ihnen die Projektbesitzer gehören) anklicken.
• Im Bereich Kategorien den Eintrag Eigene Organisation wählen. Anschließend wird eine Tabelle mit allen Rechten angezeigt.
• In dieser Tabelle das Häkchen „Zulassen“ bei dem Recht „Projekt in Project Server speichern“ setzen.
• Die Einstellungen speichern.

Ich habe ihm vorgeschlagen, einen Arbeitsbereich zu speichern.

• Project Professional öffnen.
• Im Menü Extras den Eintrag Optionen wählen. Die Registerkarte Sicherheit öffnen.

• Im Bereich „Legacyformate“ entweder den mittleren oder den unteren Eintrag wählen. Ist der oberste Eintrag gewählt, kann der Arbeitsbereich nicht geöffnet werden. Bei dem mittleren Eintrag muss der Anwender vor dem Öffnen eine Sicherheitsabfrage bestätigen, bei dem unteren Eintrag öffnet Project direkt den Arbeitsbereich – aber auch alle anderen möglicherweisen gefährlichen Dateien. Daher würde ich den mittleren Eintrag empfehlen.
• Das Dialogfeld anschließend mit OK schließen.
• Alle benötigten Project-Dateien öffnen.
• Im Menü Datei den Eintrag Arbeitsbereich speichern wählen.
• Im Dialog „Arbeitsbereich speichern unter“ ein Verzeichnis wählen, in das der Arbeitsbereich abgelegt werden soll.
• Einen Namen für den Arbeitsbereich in das Feld „Dateiname“ eingeben und Speichern anklicken. Anschließend fragt Project für jedes geöffnete Projekt ab, ob es gespeichert werden soll. Diese Abfrage kann mit Nein beantwortet werden. Damit ist der Arbeitsbereich als *.mpw-Datei gespeichert.

Nun kann der Projektleiter die entsprechende *.mpw-Datei in Project Professional öffnen und Project öffnet dann automatisch alle Dateien, die zum Zeitpunkt des Speicherns des Arbeitsbereichs geöffnet waren.

• Ressourcencenter anklicken.

• Die Ressource auswählen. Dabei darauf achten, dass nur die gewünschten Ressourcen markiert sind. Es ist auch möglich, mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu wählen.

• Zuordnungen anzeigen anklicken.
  

• Im Menü Einstellungen (rechts oben) den Eintrag Ansichtsoptionen wählen. Für mich haben sich die folgenden Optionen zur Anzeige bewährt:

Die von dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin zurückgemeldeten Stunden werden in der Zeile „Aktuelle Arbeit“ angezeigt. Bitte beachten Sie, dass hier nur die Stunden berücksichtigt werden, die bereits veröffentlicht wurden. Mitunter kann es vorkommen, dass Mitarbeiter Stunden übermittelt haben, diese aber vom zuständigen Projektleiter noch nicht angenommen und/oder noch nicht erneut veröffentlicht wurden.

Die angezeigten Daten können auch nach Excel exportiert werden.

• Gehe zu anklicken. Aus dem angezeigten Menü Raster nach Excel exportieren wählen.
  Achtung: Zuvor müssen alle zu berücksichtigenden Vorgänge „aufgeklappt“ sein, sonst wird nur die Sammelvorgangszeile ohne die Vorgänge exportiert.

• Wenn die E-Mail-Erinnerungsfunktion aktiviert ist, wird dieser Kommentar in der Mail angezeigt, die der Projektleiter bekommt.
• Im Bereich „Vorgangsaktualisierung“ kann durch Klicken auf den Vorgangsnamen ein Fenster mit den Details geöffnet werden. In diesem Fenster steht auch der Kommentar (sofern ein Kommentar eingegeben wurde).

• Auch bei bereits genehmigten Stundenzetteln können die Kommentare im Nachhinein eingesehen werden, hierzu zunächst im Bereich Vorgangsaktualisierungen Gehe zu und dann den Eintrag Angewendete Anfragen und Fehler wählen. Anschließend den Vorgangsnamen anklicken.

• Im Menü Einstellungen (rechts oben) den Eintrag Ansichtsoptionen wählen.

• Anschließen den Zeitraum in den Feldern „Zeitraum“ und „Bis“ eingeben und auf Datumsangaben festlegen klicken.

ACHTUNG: Wird das Datum im deutschen Format eingeben, also zum Beispiel für den 1. August 2008 „01.08.2008″, so verwandelt Project diesen Wert nach Anklicken von Datumsangaben festlegen mitunter in den 08. Januar 2008. Werden für den „Tageswert“ Zahlen < 12 eingegeben, geht Project von einer amerikanischen Datumseingabe aus und vertauscht den Monats- mit dem Tageswert. So wird aus dem 1.8.2008 der 8.1.2008 und aus dem 3.4.2008 der 4.3.2008.

Mögliche Workarounds:

• Wird ein Tages-Wert > 12 eingegeben, behält Project die Einstellung bei. Also zum Beispiel statt dem 01.08.2008 den 31.07.2008 wählen.
• Das Datum kann im amerikanischen Format eingegeben werden: Aus der Eingabe „08/01/2008″ wird „01.08.2008″.

Eingabe:

Ergebnis:

Project 2007 unterscheidet zwischen dem „Projektbesitzer“ und dem „Statusmanager“, in diesem Artikel möchte ich mich mit dem Statusmanager auseinandersetzen. Jedem Vorgang kann ein Statusmanager zugeordnet werden, der vom Projektbesitzer abweichen kann. Der Statusmanager bekommt in einer Project-Server-Umgebung die Stundenrückmeldungen der Teammitglieder zugeschickt, die er genehmigen und als „aktuelle Arbeit“ in den Projektplan übernehmen kann. Es ist natürlich auch möglich, Stundenrückmeldungen abzulehnen.

Wer ist der Statusmanager?

Wird ein neuer Vorgang angelegt, trägt Project den Namen des aktuellen Bearbeiters in das Feld „Statusmanager“ ein. Dieser Name kann nicht ohne weiteres von Dritten geändert werden, denn innerhalb eines Projekts werden im Feld „Statusmanager“ nur folgende Namen angeboten:

• der Name des aktuellen Bearbeiters
• die Namen von früheren Bearbeitern, die sich für einen Vorgang als Statusmanager eingetragen haben, den Projektplann gespeichert und veröffentlicht haben.

Es ist also nicht möglich, dass ein „Dritter“ (zum Beispiel ein Administrator) einen Statusmanager einträgt, der nicht schon Statusmanager eines anderen Vorgangs im Projekt ist.

Statusmanager eintragen

Möchten Sie sich als Statusmanager für einen Vorgang eintragen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie den Projektplan (dafür sind natürlich die entsprechenden Rechte erforderlich
• Blenden Sie die Spalte „Statusmanager“ ein, sofern sie noch nicht eingeblendet ist.  Dazu machen Sie einen Rechtsklick in einen beliebigen Spaltentitel und wählen Sie aus dem Kontextmenü „Spalte einfügen“. Wählen Sie dann das Feld „Statusmanager“ aus und schließen Sie den Dialog.
• Wählen Sie für den  gewünschten Vorgang im Feld „Statusmanager“ Ihren Namen aus.
• Anschließend muss der Projektplan gespeichert und veröffentlicht werden. Sie finden dann alle Stundenaktualisierungen zu diesem Vorgang in Ihrem Web Access unter „Vorgangsaktualisierungen“.

Wenn bereits Stundenmeldungen vorhanden waren, die vom bisherigen Statusmanager aber noch nicht übernommen wurden, stehen diese direkt nach der Veröffentlichung des Projektplans dem neuen Statusmanager zur Verfügung. Jedem Vorgang kann nur ein Statusmanager zugeordnet werden.